+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Как правильно организовать выдачу копий из архива

Активировать демодоступ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Документы в АРХИВ на долгие годы хранения! (инструкция)

Как правильно организовать выдачу копий из архива

Активировать демодоступ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям. Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

Документы, сданные в архив, могут быть позже востребованы сотрудниками организации, сторонними компаниями и даже простыми гражданами. Важно знать, как правильно оформить выдачу дел во временное пользование и зафиксировать этот факт. При этом ответственный сотрудник должен быть осведомлен о правилах заполнения сопроводительных документов и нюансах работы с ними. В Основных правилах работы архивов организации, одобренных решением Коллегии Росархива от Чаще всего в обычной негосударственной организации из архива выдаются дела для использования собственными сотрудниками, и реже для ознакомления гражданами.

Причем в последнем варианте для реализации такой возможности в архиве должен быть оборудован читальный зал: место, где человек сможет ознакомиться с делом и при желании сделать копии документов. Гражданам запрещается выносить документы за пределы читального зала. Судебным и следственным органам архивные дела выдаются до момента прекращения дела или вынесения решения суда. Продление указанных сроков выдачи дел во временное пользование органам суда и прокуратуры, а также для экспонирования возможно в особых случаях.

Для этого оформляется разрешение руководителя организации в ответ на письменное заверение пользователя о сохранности документов. Следует обратить внимание, что в предложенной Росархивом форме необходимо указать цель исследования архивных документов. Также при оформлении заказа на выдачу архивных дел желательно попросить сотрудника назвать структурное или иное обособленное подразделение, где он работает. Данная опция особенно актуальна для компаний с широкой сетью филиалов. В условиях архива предприятия данную форму можно заполнить частично и направить сотрудникам по электронной почте.

Они смогут заранее начать поиск нужного документа, что позволит сэкономить время. Собираясь сделать заказ из архива, на своем рабочем месте работнику нужно заполнить в форме графы 1—4 и отправить заявку в архив.

При приходе работника за документами заявка уже будет распечатана и зарегистрирована должным образом ответственными лицами архива. За получение документов сотрудник-заказчик должен расписаться в графе 5 формы, при возврате дела работник архива поставит свою подпись в графе 6. Исполненная заявка хранится в архиве до проведения инвентаризации состояния и наличия дел. Форму заявки на выдачу документов, инструкцию по ее заполнению и образец желательно предложить для ознакомления сотрудникам в положении об архиве, инструкции по делопроизводству или другом регулирующем работу архива локальном нормативном акте организации.

В маленьких предприятиях, при наличии совсем небольшого архива допускается выдача документов без письменного заказа. Факт выдачи архивного дела все равно будет отражен в специальных формах. Особенность этой Книги в том, что ее ведение допускается исключительно в бумажном виде. Форма заполнения этого документа предполагает оставление личных подписей получателя архивного дела и ответственного сотрудника архива, принимающего дела обратно.

Книга выдачи документов ведется один календарный год. Завершенная в ушедшем году книга снабжается итоговой записью сотрудника архива и отправляется на хранение сроком три года с момента возврата всех выданных архивных дел. Обращения граждан в архив организации. В Книгу выдачи документов вносятся все выданные архивные дела, независимо от того, кому они выдавались, покидали ли они архив или их просматривали в читальном зале.

При заполнении Книги выдачи документов бывает недостаточно указать лишь фамилию сотрудника, затребовавшего дело. Прошлогодняя книга закрывается в начале января. Ответственный за ее ведение сотрудник или начальник архива делает итоговую запись и заверяет своей подписью.

На каждое архивное дело, которое выдавалось на руки, должен оформляться лист использования. В нем нужно указывать основную информацию о выдаче дела: когда, кому и для чего оно понадобилось. Лист использования ведется ответственным лицом архива, записи в него вносятся от руки. Лист не вшивается, а вкладывается в дело и может использоваться много лет до внесения последней записи. Лист использования должен храниться в течение трех лет. В форме Росархива указано, что дело выдано в читальный зал во временное пользование.

Но ведь дело может затребовать сторонняя организация на месяц, или оно может уйти в прокуратуру по запросу на много недель. Поэтому в таблицу вносится отдельная колонка для указания маршрута дела. Карта-заместитель заводится при первом же запросе архивного документа и хранится в деле.

Сроки хранения карт-заместителей не определены, но логично будет оставлять их на то же время, что и лист использования, и Книгу выдачи документов. В форме акте следует прописать перечень передаваемых дел, указать адрес получающей организации, с какой целью она их запрашивает и на каком основании. В качестве основания для выдачи архивных дел в другую организацию может использоваться запрос, но на нем обязательно должна быть положительная резолюция руководителя компании — владелицы архива.

Также дела могут быть выданы по личному приказу директора компании или вышестоящего ведомства, судебного постановления и т. Акт подписывается руководителями обоих организаций, подписи скрепляются печатями п. Непосредственная передача и возврат документов фиксируются сотрудниками архива. Акт о выдаче дел во временное пользование должен составляться в 2 экземплярах: один остается в архиве, другой забирает организация-заказчик.

Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. У меня есть пароль. Пароль отправлен на почту Ввести. Введите эл. Неверный логин или пароль. Неверный пароль. Введите пароль. Я тут впервые. Кадры и HR. Карта Летуаль на 2 руб. Ввести код доступа О журнале Контакты Подписка 8 А еще Статьи Архивное дело Архивное хранение документов. Выдача документов из архива организации. Кому и для чего выдаются архивные документы?

Пример заполненного требования на выдачу документов. Обращения граждан в архив организации Пример титульного листа Книги выдачи документов. Образец заполнения Книги выдачи документов. Лист использования дела На каждое архивное дело, которое выдавалось на руки, должен оформляться лист использования.

Образец заполнения листа использования архивного дела. Пример заполненного акта о выдаче дел во временное пользование. Важное в январе Как закрыть журналы регистрации за прошлый год и открыть новые Как секретарю наладить работу с входящими документами компании: пять главных шагов Проблемные ситуации в деловой переписке. Полезные шпаргалки для секретарей и делопроизводителей Документ месяца: номенклатура дел. Читайте в электронном журнале Можно ли передать документы в архив компании актом приема-передачи Как составить приказ о предоставлении отпуска работнику Ваш начальник газлайтер.

Как защититься и сохранить работу Как вернуть расходы на ребенка, учебу и лечение Как выбрать агентство для проведения мероприятия. Правовая база. Налоговый кодекс Гражданский кодекс. Новости партнеров. В Москве обсудили перспективы и практики внедрения профстандартов. Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера" Подписка со скидкой! Продукты и услуги партнеров. Адрес электронной почты.

Я даю свое согласие на обработку моих персональных данных. Новости по теме. Постоянного удалёнщика нужно иногда вызывать в офис: как это оформить. Пройдите обучение в Высшей Школе Кадровика и получите курс в подарок. Статьи по теме. Временная удаленная работа: что это такое и как перевести на неё сотрудников. Обновление приказов по предприятию в новом году. Деловой этикет секретаря и помощника руководителя. Номенклатура дел организации. Регистрация входящих документов. Вопросы по теме.

Как правильно нумеровать страницы или листы при прошивке журналов регистрации? Как отвечать на поздравления в соответствии с правилами делового этикета? Как отвечать на приглашения к сотрудничеству? Сколько выходных и праздничных дней в году?

2. Организация работ по оцифровке архивных документов

Оцифровка архивных документов производится с целью формирования электронного фонда пользования ЭФП. Электронный фонд пользования представляет собой совокупность электронных копий документов Архивного фонда, записанную на цифровые носители, и предназначенную для использования вместо подлинников документов, что должно обеспечить:. Позиционирование электронных копий архивных документов и электронного фонда пользования в качестве страхового фонда архивной документации недопустимо [33]. Порядок создания электронного фонда пользования электронных копий архивных документов является одной из важных задач деятельности архива и должен быть регламентирован специально разработанным Регламентом создания электронного фонда пользования электронных копий архивных документов , утвержденным в установленном порядке после его рассмотрения и одобрения на методической комиссии и обсуждения на дирекции архива. Данные копии предназначены для постоянного использования с целью последующей переработки ЭФП-2 ;. Основные технологические операции создания электронных копий архивных документов:. В плановом порядке электронные копии архивных документов создаются в первую очередь для:.

Как правильно организовать выдачу копий из архива; Выдача документов из архива организации; Последние статьи; Организуем исполнение запросов.

Долговременный архив

Какую задачу ставят руководство и сотрудники организации перед новым руководителем архивной службы? В организациях, использующих в делопроизводстве современные информационные технологии, помимо разбора бумажных завалов, возможно, придется решать еще более сложную задачу разбора завалов электронной информации и документов. Важно также получить информацию о том, какие информационные системы в организации используются в работе с документами и что они собой представляют. Возможно, наиболее распространенные из них вам придется осваивать для того, чтобы максимально автоматизировать работу архива. Оценка организации архивного хранения документов до момента создания специального архивного подразделения. При этом обращайте особое внимание на следующие моменты:. При посещении рабочих комнат нужно посмотреть, как организовано хранение документов. Есть ли папки, хранящиеся не в шкафах, а лежащие кучками на полу, в коробках от терминалов?

Основные правила работы архивов организаций

Таким образом архивист может спланировать свою работу. Управление бизнес-процессами. Directum Club. Продукты Интеллектуальная система управления цифровыми процессами и документами Directum RX.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел структурного подразделения , количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации.

Выдача документов из архива организации

Если требуют из архива подлинники личных документов Организуем исполнение запросов в архиве Одна из основных задач каждого архива — организация использования документов, находящихся на архивном хранении. В практической деятельности довольно часто возникает необходимость составить справку на основании хранящихся документов. Сегодня мы рассмотрим организацию работы по исполнению поступающих в архив запросов. Как правило, в архив организации поступают запросы социально-правового характера. Дорогие читатели!

Данный документ фактически утратил силу в связи с изданием Федерального закона от Основные правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами. Право и обязанность создания архивов организаций для временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности, установлены Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах , Положением об Архивном фонде Российской Федерации и Положением о Федеральной архивной службе России , соответствующими нормативными актами субъектов Российской Федерации. Настоящие Правила распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности. Архивы организаций, хранящие кино-, фото-, фоно- и видеодокументы аудиовизуальные , научно-технические, картографические, телеметрические документы, руководствуются настоящими Правилами в части организации, планирования, отчетности, методической работы с управленческими документами, хранящимися в архивах; во всех остальных вопросах работа с указанными документами регламентируется соответствующими инструкциями и правилами. Правила не распространяются на документы, работа с которыми регламентируется Законом Российской Федерации от 21 июля г. N "Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне".

Позиционирование электронных копий архивных документов и С целью организации и контроля за проведением работ по оцифровке фондов в каждом архиве соответствующих документов, фиксирующих выдачу/​возврат копий, но позволяет в случае необходимости организовать.

Оцифровка архивных документов производится с целью формирования электронного фонда пользования ЭФП. Электронный фонд пользования представляет собой совокупность электронных копий документов Архивного фонда, записанную на цифровые носители, и предназначенную для использования вместо подлинников документов, что должно обеспечить:. Позиционирование электронных копий архивных документов и электронного фонда пользования в качестве страхового фонда архивной документации недопустимо [33]. Порядок создания электронного фонда пользования электронных копий архивных документов является одной из важных задач деятельности архива и должен быть регламентирован специально разработанным Регламентом создания электронного фонда пользования электронных копий архивных документов , утвержденным в установленном порядке после его рассмотрения и одобрения на методической комиссии и обсуждения на дирекции архива.

Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца. Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца. Обзор документа. Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях далее - Методические рекомендации разработаны в соответствии с государственным контрактом от 30 ноября г. Методические рекомендации разработаны в целях организации применения Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях далее - Правила , утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта г. Методические рекомендации призваны обеспечить работников архивов организаций необходимым инструментарием для осуществления деятельности по организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архивах организации в соответствии с требованиями Правил.

.

.

.

Комментарии 4
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. juncfrosecli

    Для бизнесмена кредит это дополнительные средства, которые ему необходимы для ведения бизнеса. Бывают ситуации когда личных средств не хватает, а сделку нужно провести в срок. Терять выгодный контракт? Кредит в помощь

  2. Бронислава

    С мнением Тараса согласен. Очень информативное видео. Спасибо. Like от меня

  3. Симон

    Было бы неплохо фамилии Этих мудаков!Пусть люди знают слуг народа.

  4. Агния

    3. Согрешил отвечай.