+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Можно ли т 2 хранить в личном деле

Может ли работодатель хранить копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании работника в его личном деле? Этот вопрос часто задают слушатели курсов по кадровому учету в Контур. Ответим на него в статье. Этим он нарушает принципы обработки персональных данных.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как заполнить личную карточку работника по форме Т-2 - Елена А. Пономарева

Как правильно хранить копии документов в личном деле работника

Вопрос: Верна ли информация о том, что работодатель не должен хранить в личном деле сотрудников копии документов, выданные гос. Еще читайте: производственный календарь и 39 часовая рабочая неделя. На сегодняшний день хранить копии личных документов работников и их фотографии рискованно.

Есть единообразная судебная практика по этому вопросу, начиная уже с года. Если Вы все же храните копии личных документов в личных делах работников, следует получить согласия на обработку персональных данных и хранение копий их документов. Так, в части пособий это Приказ Минздравсоцразвития России от ИНН даже запрашивать при приеме на работу не нужно, хранение его копии вовсе исключено.

Если работник не разрешает делать копии, то максимально подробно пропишите данные интересующих вас документов в карточке Т-2 работника. Об отказе работника дать согласие на хранение копий документов составьте акт. Если согласия уволенных работников на хранении копий их документов отсутствуют, копии следует уничтожить.

Для уничтожения документов создается экспертная комиссия и проводится экспертиза ценностей документов, составляется акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Любая информация, прямо или косвенно относящаяся к определенному физическому лицу субъекту персональных данных относится к его персональным данным ч. Порядок формирования личных дел сотрудников утверждает руководитель отдела кадров, а если такого подразделения нет, то — руководитель организации.

Указанный порядок может быть прописан в приказе, распоряжении или в специальной инструкции. Обязательное ведение личных дел предусмотрено только в отношении государственных гражданских и муниципальных служащих, а также военнослужащих ст. Порядок хранения документов в кадровой службе определяется номенклатурой дел организации пункт 3. В которой и следует отразить в каких делах папках какие документы у Вас хранятся.

Конкретный порядок осуществления кадровых процедур можно отразить в Инструкции по кадровому делопроизводству. Если обработка персональных данных осуществляется в рамках исполнения оператором обязательств, установленных законом, не требуется согласие на обработку персональных данных ст.

Также не требуется получать согласие уволенного сотрудника на обработку его персональных данных для целей налогового и бухгалтерского учета. Не распространяется законодательство о персональных данных и на материалы, переданные в архивную организацию для архивного хранения, поэтому такое хранение не требует получения согласия сотрудника на обработку его персональных данных.

Это следует из положений абзацев 6—10 пункта 5 разъяснений Роскомнадзора от 14 декабря г. Согласие понадобится только для обработки персональных данных для иных целей, не предусмотренных пунктами 2—11 части 1 статьи 6, частью 2 статьи 10 и частью 2 статьи 11 Закона от 27 июля г. Судебная практика показывает, что работодатель не вправе хранить копии личных документов работников, не имея на то достаточных оснований.

При проведении проверки было выявлено, что общество нарушает обязательные требования в сфере обработки персональных данных: проводит обработку персональных данных, избыточных по отношению к заявленным целям их обработки. В личных делах работников общества хранились документы, содержащие персональные данные, превышающие объем персональных данных работников, установленный пунктом 2 статьи 86 Трудового кодекса РФ.

К незаконно обрабатываемым персональным данным работников относятся копии страниц паспорта, копии страниц военного билета. Обществу было выдано предписание с указанием срока устранения выявленного нарушения. Не согласившись с предписанием, общество, обратилось в Арбитражный суд Ростовской области.

Суд отметил, что в действующем законодательстве РФ объем и содержание обрабатываемых персональных данных работника определен в ряде нормативно-правовых документов. При этом основным документом является Трудовой кодекс РФ. В установленном законодательством порядке воинского учета четко установлен объем и содержание обрабатываемых персональных данных, и не предусмотрено получение и хранение в организации копий документов, например, копий военных билетов. Суд пришел к выводу о том, что для идентификации личности при приеме на работу достаточно фамилии, имени и отчества, при условии предъявления лицом документа, удостоверяющего личность.

Сбор информации о серии и номере паспорта, годе и месте рождения, о поле и т. Копирование страниц паспорта также порождает дополнительные риски для общества. При этом суд отметил, что общество не указало целей, для которых необходима обработка персональных данных работников, принимаемых на работу, а указанные основания были признаны судом недостаточными для истребования у работников спорной документации.

По мнению суда, собирая и храня в документах по кадровому учету копии страниц паспортов работника, общество превысило объем обрабатываемых персональных данных работника.

Пятнадцатый арбитражный апелляционный суд в марте года отклонил довод общества о том, что оно использует фотографии, прикреплённые скрепками к карточкам Т-2, поскольку, по мнению суда, такая идентификация должна производиться по документам, удостоверяющим личность. По мнению суда, использование фотоизображения работника для его идентификации является обработкой биометрических персональных данных.

Такая обработка допускается только с письменного согласия субъекта персональных данных. Письменное согласие на обработку биометрических персональных данных общество у работников проверяемого филиала не получало. Собирая и храня в документах по кадровому учету копии страниц паспортов работника, общество превысило объем обрабатываемых персональных данных работника.

Общество не предоставило судам первой и апелляционной инстанциям правовых оснований для сбора и дальнейшей обработки копий страниц паспорта работников и фотографий работников. Арбитражный суд оставил без изменения решение Арбитражного суда Ростовской области, а апелляционную жалобу без удовлетворения. ИНН не является обязательным документом при приеме на работу ч. При этом работодатель не вправе требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации ч.

Более того, отсутствие ИНН у сотрудника не может служить препятствием для исполнения обязанностей работодателем — налоговым агентом, следовательно, у работодателя нет необходимости требовать от сотрудника получения свидетельства ИНН письмо МНС России от 27 февраля г.

Не храните в личном деле копии личных документов сотрудника, которые не связаны с его работой. Копии личных документов сотрудника, которые вам нужны, чтобы оформить прием на работу, в личном деле хранить нельзя.

Эти данные вы собираете и обрабатываете только для того, чтобы оформить трудовые отношения с сотрудником. Например, при приеме на работу сотрудник обязан только показать паспорт, диплом, военный билет и другие документы.

Исключение закон сделал для государственных и муниципальных служащих. В их личные дела работодатели обязаны включать ряд документов. Например, копии паспортов положение , утв. Указом Президента от Если решите хранить копии документов в личных делах сотрудников, получите от них согласие как на обработку, так и на хранение копий документов. В согласии укажите конкретную цель хранения копий документов и проверьте нормативное обоснование для хранения таких копий. Судебная практика показывает, что работодатель не вправе хранить копии личных документов работников, если на то нет достаточных оснований.

Например, постановления Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от Чтобы избежать штрафа, храните копии документов, пока не достигли цели, для которой их снимали. Документы, которые вам больше не нужны, уничтожьте. Например, если в деле осталась копия справки о рождении ребенка, а пособие уже выплатили. Как уничтожить документы, определите сами, порядок закон не устанавливает п. Иначе штраф — руб. Поставьте номер личного дела, дату его начала.

Образец ниже. Личная карточка — это обязательный документ п. Эти документы сотрудник обязан представить при трудоустройстве.

Значит, после того как составили все необходимые документы, хранить копии больше нельзя. Размер штрафа — до 50 руб. Однако поступать так небезопасно. Кроме того, согласие сотрудника должно содержать конкретную цель, для чего нужны документы подп. Чтобы исключить нарушения, периодически проводите ревизии личных дел сотрудников. Шпаргалка ниже. Поступать так рекомендует Роскомнадзор информация от Прикрепите лист-заверитель дела. На обложке укажите срок хранения дела.

Если дело закончили до 1 января года, храните его 75 лет. Так ваши сотрудники смогут подтвердить, что работали в компании. Например, при оформлении пенсии. Им достаточно будет обратиться за архивной справкой. Отвечает Александр Сорокин,. Именно эти случаи, по мнению ФНС, относятся к предоставлению и погашению займа для оплаты товаров, работ, услуг. Если организация выдает денежный заем, получает возврат такого займа или сама получает и возвращает заем, кассу не применяйте.

Из рекомендации Нужно ли применять ККТ при выдаче, получении и возврате займа. Тема: Кадровый документооборот. Порядок осуществления кадровых процедур, какие документы и копии документов нельзя хранить в личном деле, как вести личные дела и когда от них избавляться подробно в статье.

Нужно ли применять ККТ при выдаче или возврате займа? Скачайте формы по теме: инструктора-контролера кодировщика оператора ввода переписчика экономиста формально-логического контроля. Зарегистрируйтесь и продолжайте читать! Зарегистрируйтесь и продолжите чтение. Регистрация займет всего полторы минуты. У меня есть пароль. Пожалуйста, проверьте почту Ввести. Введите логин. Войти или. Ваша персональная подборка.

Статьи по теме в электронном журнале. Будьте в курсе!

Личные документы в деле работника

Где хранить? Как хранить? Сколько хранить? Сшивать или не сшивать? А может, вообще лучше не вести? Отвечает Наталья Девятко, эксперт по трудовому праву. Личная карточка работника — учетный документ, в который вносится основная информация о трудовой деятельности сотрудника.

Обязательно ли вести личную карточку. Личная карточка Можно ли не оформлять личные карточки, а вместо них вести личные дела? Но! Не вижу криминала, что Т-2 хранится в ЛД, т.к. сроки хранения и у тех, и у других 75 л.

Личное дело работника

Ее заполняют на каждого принимаемого вновь сотрудника. И хотя с О том, как хранить карточки Т-2, как долго и что делать с ними после увольнения, расскажем далее. Основное назначение Т-2 — сбор сведений о сотруднике, имеющих значение для кадрового учета. Как только человек устраивается на новую работу, менеджер по персоналу сразу заводит такой документ. Он представлен в форме Т-2 в виде 10 разделов:. Первые два раздела можно заполнить сразу — на основе документов, предоставленных новым работником. Иногда сразу можно внести данные в пятый и шестой разделы, если соискатель в момент трудоустройства имеет на руках удостоверения и дипломы.

Голосование:

Вопрос: Верна ли информация о том, что работодатель не должен хранить в личном деле сотрудников копии документов, выданные гос. Еще читайте: производственный календарь и 39 часовая рабочая неделя. На сегодняшний день хранить копии личных документов работников и их фотографии рискованно. Есть единообразная судебная практика по этому вопросу, начиная уже с года.

Личное дело включает документы, отражающие сведения о работнике и его трудовой деятельности, либо о студенте и его обучении в ВУЗе. Как правило, личное дело формируется в течение длительного периода времени все время работы или учебы.

Как хранятся личное дело и форма Т-2 - вместе или раздельно?

Смотреть образец заполнения Т Личная карточка работника представляет собой бланк, в котором содержатся все основные сведения, касающиеся работника: ФИО, дата и место рождения, данные документов, адрес, образование, стаж и т. Заполняется она при приеме на работу, а затем дополняется в течение всего времени работы. В отличие от личного дела личная карточка обязательна для ведения. Нигде в законодательстве не сказано об обязанности работодателя вести личные карточки Т-2 на своих работников, но на это указывают другие нормативные акты, где упоминается личная карточка:.

Личная карточка работника (форма Т-2)

Акция месяца подпишитесь со скидкой 8 88 Активировать демодоступ. Зарегистрируйтесь, чтобы получить этот файл и все новые образцы документов, которые нужны кадровой службе в году. Регистрация займет не больше минуты. Пожалуйста, зарегистрируйтесь или войдите на сайт со своим логином и паролем.

ecolopro.ru › kak-hranyatsya-lichnoe-delo-i-forma-tvmeste-ili-razdelno.

Срок хранения личной карточки

Она обязательна для ведения всеми работодателями см. Личное дело является намного более информативным, чем личная карточка. Рассмотрим их.

Можно ли хранить личные карточки в личных делах работников?

Прежде всего следует отметить, что личная карточка Т-2 оформляется на всех работников, с которыми заключен трудовой договор. Личное дело заводится по усмотрению организации и может отсутствовать за исключением случаев, предусмотренных действующим законодательством. Личная карточка Т-2 всегда хранится отдельно от личных дел -и в период трудовой деятельности работника, и после его увольнения. Личные карточки Т-2 уволенных не присоединяются к личным делам, а формируются в самостоятельное дело за прошедший календарный год, по алфавиту фамилий уволенных. В дальнейшем личные дела и карточки Т-2 уволенных отдельно указываются в описи, по которой документы сдают в архив организации. Вход Регистрация Забыли пароль?

.

Личная карточка сотрудников: правила хранения

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как оформить личное дело работника?
Комментарии 1
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. liebafgolf

    Новое в кадре чёрная папка или коробка (не понятно со значком Ютуб. Тарас, подскажите, может ли узнать налоговая о регулярном получении денег физическим лицом на карту ПриватБанка от юрлица из России?