+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Как нумеруются листы в личном деле по закону

Но из-за того, что порядок их ведения никак не регламентирован, нередко возникают трудности. Но, несмотря на это, личные дела ведутся практически везде. При этом все копии должны быть надлежащим образом заверены. Внутренняя опись заполняется на протяжении всего времени ведения личного дела.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Правильное ведение Журнала учета Путевых листов - Ответы на вопросы

Как происходит нумерация личных дел

Упорядочение документов организации, в том числе и по личному составу, должно проводиться не позднее чем через три года после окончания их делопроизводством.

В соответствии со ст. Единицы хранения дела должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск и использование.

Подготовка документов по личному составу к длительному хранению проводится работниками кадровой службы организации при методической помощи заведующего архивом организации ответственного за архив. В случае если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, в качестве консультантов могут привлекаться работники соответствующего архивного учреждения.

У многих складывается представление, что обработка документов представляет собой проведение работ по их переплету, нумерации листов, оформлению обложек дел и составлению на них описи. Это далеко не так. Прежде чем приступить к обработке дел, следует обратить внимание на правильность оформления документов и полноту их состава.

Необходимо провести сверку всех распорядительных документов, наличие всех необходимых реквизитов: дат и номеров, подписей. При этом следует помнить, что на длительное архивное хранение отбираются документы только в виде их подлинников. В случае отсутствия подлинных документов они заменяются заверенными копиями. На длительное архивное хранение отбираются документы, имеющие летний и свыше срок хранения.

Как правило, в опись дел по личному составу включаются следующие виды документов и располагаемые в приведенной последовательности: приказы распоряжения по личному составу, списки работников, карточки по учету личного состава, личные дела, лицевые счета по заработной плате рабочих и служащих, невостребованные личные документы работников трудовые книжки, аттестаты, свидетельства и др.

Помимо указанных документов на хранение отбираются трудовые договоры, не вошедшие в состав личных дел, табели или наряды работников вредных профессий. Отбор документов для дальнейшего хранения проводится путем проведения полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам на обложках дел.

При этом из дел изымаются лишние, копийные экземпляры документов или документы, не относящиеся к вопросам, по которым было сформировано дело. Оформление дел предусматривает: систематизацию документов в деле, подшивку или переплет дела, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов.

При формировании документов в дела необходимо соблюдать следующие основные требования:. Запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату. Документы группируются в дела таким образом, чтобы они последовательно в логическом порядке освещали определенные вопросы.

Как правило, документы располагаются в делах в хронологической последовательности. Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения. При этом следует помнить, что запрещается группировать в одно дело документы с разными сроками хранения.

К приказам, имеющим летний срок хранения, относятся приказы о приеме, увольнении, перемещении, премировании, поощрении, длительных отпусках по уходу, длительных командировках. К приказам, имеющим 5-летний срок хранения, относятся приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках. Приказы, распоряжения и другие распорядительные документы по личному составу формируются в дела в пределах одного календарного года, пересистематизируются в порядке возрастания их номеров, в хронологической последовательности и с относящимися к ним приложениями.

В начале дела должны располагаться приказы, распоряжения с первого номера. Аналогично по хронологическому принципу проводится систематизация документов в делах, содержащих акты несчастных случаев.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Лицевые счета по заработной плате и личные карточки, трудовые договоры соглашения , табели и наряды работников вредных профессий следует формировать в дела по алфавиту фамилий. Подшивка сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов. Документы дела подшиваются, переплетаются в четыре прокола суровыми нитками.

Документы подшиваются, переплетаются так, чтобы было обеспечено свободное чтение текста. При наличии в личном деле невостребованных личных документов удостоверений, свидетельств, трудовых книжек, военных билетов и т.

Целесообразнее на невостребованные личные документы составлять отдельную опись, в которую каждый документ вносится под самостоятельным номером. В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в деле, наличие пропущенных и литерных номеров, количество листов внутренней описи дела.

Не допускается вынесение заверительной надписи на оборотную сторону последнего документа дела или на обложку дела. После чистого листа в начале дела подшивается внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись составляется к личным делам по установленной форме. Нумерация листов в делах проводится в целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело. При этом все листы дела кроме листов заверительной надписи и внутренней описи нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами в валовом порядке.

Номера листов проставляются черным графическим карандашом в правом верхнем углу листа на свободном от текста месте. Применение авторучек и цветных карандашей не допускается.

Листы внутренней описи нумеруются отдельно от документов дела. При наличии большого количества ошибок, допущенных при нумерации листов дела, необходимо провести перенумерацию листов заново. При этом старые номера зачеркиваются, а рядом проставляются новые. Запрещается исправлять старый номер на новый. Если допущены незначительные ошибки в нумерации листов, допускается проставление литерных номеров.

Например: 25, 25а, 25б, 26, 27 и т. Допускается также наличие в деле пропущенных номеров. Например: 25, 27, 28, 29 и т. Все эти особенности нумерации листов дела наличие литерных и пропущенных номеров оговариваются в листе-заверителе дела. После того как проведена нумерация листов, приступаем к оформлению обложки дела.

В соответствии с Правилами работы архивов организаций обязательными элементами описания обложки дела являются:. При этом следует иметь в виду следующее: на обложку дела выносится то наименование, которое имела организация в период создания документов данного дела. То же самое относится и к наименованию структурного подразделения, в деятельности которого образовались документы дела.

Индекс дела переносится на обложку из номенклатуры дел. Одним из важнейших реквизитов обложки дела является заголовок дела. От того, насколько правильно он составлен, зависит использование содержащихся в нем документов. Заголовок должен точно и в обобщенной форме отражать содержание и основной состав документов дела.

Необходимо воздерживаться от неконкретных формулировок, вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовки дел должны содержать следующие элементы, располагаемые в определенной последовательности:. Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела. В необходимых случаях он может также дополняться такими элементами, как:. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

К распорядительным документам проставляются их номера. В заголовках личных дел фамилия, имя, отчество пишутся полностью. Хотелось бы обратить внимание работников кадровых служб на оформление обложек дел, содержащих лицевые счета расчетные ведомости по заработной плате. При составлении заголовка дела необходимо указывать полностью название структурного подразделения, работникам которого была начислена заработная плата.

Если на предприятии имеются вредные условия труда, то на длительное хранение 75 лет отбираются табели и наряды работников вредных профессий. К распорядительным и информационно-справочным документам проставляются крайние даты заведения и окончания дел. К распорядительным документам, в том числе по личному составу, относятся приказы и распоряжения. Крайними датами документов дела являются даты число, месяц, год регистрации составления самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если делом является книга журнал регистрации приказов или распоряжений по личному составу, то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в книге журнале. Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

Например: 5 июня г. Допускается также сокращенное цифровое написание даты документа. Например: Номер фонда присваивается соответствующим государственным или муниципальным архивом, источником комплектования которого является организация. Если же организация не является источником комплектования архивного учреждения, то номер фонда присваивается по списку фондов. Список фондов является основным учетным документом архива организации.

Он ведется в архиве организации, хранящем документы двух или более фондов. Если архив организации хранит только один архивный фонд, то необходимость в присвоении ему номера отпадает. Номер описи присваивается в архиве организации по листу фонда который также является основным учетным документом архива.

Номер дела соответствует номеру дела по описи. Номер коробки присваивается при формировании связок, коробок в валовом порядке после проведения всех работ по упорядочению документов по личному составу, согласования и утверждения описей на документы по личному составу.

Архивные шифры на обложках дел проставляются тушью чернилами после включения дел в годовые разделы сводных описей дел по личному составу, одобренных экспертной комиссией организации, согласованных с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного органа в случае, если документы организации отнесены к составу Архивного фонда РФ и утвержденных руководителем организации.

До этого архивный шифр проставляется карандашом. Обложки дел оформляются светостойкими чернилами четким разборчивым почерком. Исправления реквизитов обложки дел не допускаются. Желательно при оформлении обложки дел применять черную тушь, так как она более устойчива к воздействиям внешней окружающей среды и дольше сохраняет свои свойства.

Надписи наносятся непосредственно на твердую обложку картон дела.

Как формируются личные дела сотрудников?

Упорядочение документов организации, в том числе и по личному составу, должно проводиться не позднее чем через три года после окончания их делопроизводством. В соответствии со ст. Единицы хранения дела должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск и использование. Подготовка документов по личному составу к длительному хранению проводится работниками кадровой службы организации при методической помощи заведующего архивом организации ответственного за архив. В случае если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, в качестве консультантов могут привлекаться работники соответствующего архивного учреждения.

Большинство обращений граждан в прокуратуру связано как раз с этой функцией;. просьбу, с которой вы обращаетесь в ГП, то есть то действие.

Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

Сначала указываются документы, которые сотрудник заполняет при приеме на работу, далее описываются документы об образовании сотрудника, затем — документы о его приеме на работу, перемещениях и т. Завершается опись документами об увольнении сотрудника учреждения. В соответствующие графы вносятся сведения о порядковых номерах документов дела, датах, заголовках, номерах листов дела, необходимые примечания. В конце описи отмечается количество внесенных в нее документов и листов описи. Внутренняя опись заверяется подписью составителя с указанием его должности, ФИО и даты составления. Ниже приведен пример заполнения Внутренней описи. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах — на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках — на отдельном чистом листе формата карточки. Лист-заверитель дела составляется по установленной форме приложение 9 , в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов , а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле. Лист-заверитель дела подписывается его составителем.

Автор: Данилова В. Ведение личных дел работников в государственных и муниципальных учреждениях необязательно. Исключения установлены только для определенных категорий работников: гражданских и муниципальных служащих, прокурорских работников, сотрудников ОВД и др. Но поскольку такая форма сбора информации о работниках очень удобна, многие организации в том числе коммерческие ее применяют.

Главная Документы 3. Требования к оформлению дел, принимаемых в архив Документ не применяется.

Личное дело формируется в течение всего времени работы работника на предприятии, в учреждении, организации далее — предприятие любой формы собственности: от приема его на работу до увольнения. После увольнения работника с работы его личное дело передается в архивное подразделение далее — архив предприятия для последующего хранения. Как правильно это сделать? Личное дело работника предприятия — это совокупность оригиналов и копий документов, в которых содержатся сведения об образовании, военной службе, семейном положении, местожительстве, трудовой деятельности работника до приема на предприятие, а также самые полные сведения, которые подтверждают его трудовую деятельность на предприятии. Напомним, что, устраиваясь на работу, гражданин — будущий работник предпринимателя должен предоставить работодателю для оформления трудового договора контракта, соглашения прежде всего такие документы, как паспорт и справку органа государственной налоговой службы о присвоении идентификационного номера кроме лиц, которые по своим религиозным или другим убеждениям отказались получить идентификационный номер, о чем имеют соответствующую отметку в паспорте.

.

Титульным листом личного дела является обложка папки. личных дел, где они обычно нумеруются валовым порядком или с Он составляется с целью учета количества листов в деле и 5 Закона № ФЗ).

.

.

.

.

.

Комментарии 5
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Клементина

    Спасибо за полезную информацию!)

  2. Силантий

    А то что окна и фасады заклеивали вы не в курсе? Да они тут побывали как в деревне

  3. Эвелина

    Как проверить если находишься не в Украине?

  4. siocecor

    Добрый день! Относительно езды на нерастаможенном авто, если человек владелец фирмы нереза, будучи резидентом Украины, он может загонять и эксплуатировать в Украине?

  5. prisixroti

    Круто! Хорошая лекция.